A társasházak működésében a közös képviselő fontos szerepet tölt be, hiszen ő felel a közösség mindennapi ügyeinek intézéséért, a pénzügyi feladatok kezeléséért és az épület fenntartásával kapcsolatos teendők megszervezéséért. A tulajdonosok általában azért választanak közös képviselőt, hogy a társasház működése szervezetten és átlátható módon történjen. Előfordulhat azonban, hogy a lakók elégedetlenné válnak a képviselő munkájával, például a lassú ügyintézés, a hiányos kommunikáció vagy az elmaradó karbantartások miatt. Ilyen esetekben természetes módon felmerül a kérdés, hogy milyen lehetőségei vannak a tulajdonosoknak a változtatásra.

Közös képviselő leváltása akkor kerül napirendre, amikor a lakóközösség úgy érzi, hogy a jelenlegi képviselet nem látja el megfelelően a feladatait, vagy a tulajdonosok bizalma megrendül. A társasház működését szabályozó jogszabályok lehetőséget biztosítanak arra, hogy a tulajdonosok közgyűlésen döntsenek a közös képviselő visszahívásáról. A közgyűlés a társasház legfontosabb döntéshozó fóruma, ahol a tulajdonosok a tulajdoni hányaduk arányában szavaznak a közös ügyekről. Ha a lakók többsége a leváltás mellett dönt, a közgyűlés határozatban rögzíti a közös képviselő visszahívását, és gyakran ugyanazon az alkalmon új képviselőt is választanak.

A leváltás gondolata általában nem egyik napról a másikra születik meg. Gyakran hosszabb ideig fennálló problémák vezetnek oda, hogy a tulajdonosok változást szeretnének. A folyamat során különösen fontos, hogy minden lépés a jogszabályok és a társasház belső szabályzata szerint történjen. A megfelelően összehívott közgyűlés, a napirendi pontok pontos megjelölése és a szabályos szavazás mind hozzájárulnak ahhoz, hogy a döntés jogszerű legyen. Amennyiben a közösség új közös képviselőt választ, az átadás-átvétel során a korábbi képviselőnek át kell adnia az összes fontos dokumentumot és információt, amelyek a társasház működéséhez szükségesek.